Politique de protection des données à caractère personnel

Dernière mise à jour 28.07.2023

La présente politique de protection des données à caractère personnel a pour objet de vous fournir et de rassembler, de façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, les informations relatives aux traitements de données à caractère personnel, que l’AARPI interbarreaux NOVART.Avocats (ci-après désignée par « NOVART.Avocats ») met en œuvre.

Cette politique intègre les exigences et obligations résultant de l’entrée en vigueur, à compter du 25 mai 2018, du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 en matière de protection des données à caractère personnel (dit « RGPD »).

Elle tient également compte des exigences complémentaires apportées par la loi n°78-17 Informatiques et Libertés modifiée dans sa version en date du 1er juin 2019, ainsi que des exigences et obligations de cette même loi résultant de la transposition de la directive vie privée et communications électroniques (dite « eprivacy »).

1. QUI EST LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

L’Association d’Avocats à Responsabilité Professionnelle Individuelle (AARPI) interbarreaux NOVART.Avocats, dont le siège est situé 36 Boulevard Foch, 06600 Antibes, Inscrite au Répertoire des Entreprises et de leurs Etablissements sous le n° 978 048 833, est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Les coordonnées du responsable du traitement de vos données à caractère personnel sont les suivantes :

AARPI interbarreaux NOVART.Avocats
36 Boulevard Foch
06600 Antibes
Courriel : office@novartavocats.com

3. QUELS SONT LES PRINCIPES RESPECTES PAR NOVARTS.AVOCATS EN MATIERE DE PROTECTION DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?

2.1 Licéité, loyauté et transparence

NOVART.Avocats traite vos données à caractère personnel de manière licite, loyale et transparente.

2.2 Limitation des finalités

Lorsque NOVART.Avocats collecte des données à caractère personnel, elle le fait pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

2.3 Minimisation des données

NOVART.Avocats s’engage à ne collecter et à n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

2.4 L’exactitude

NOVART.Avocats veille à ce que vos données à caractère personnel soient exactes et, si nécessaire, tenues à jour, toutes les mesures raisonnables étant prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées.

2.5 Limitation de la conservation

NOVART.Avocats veille à ce que vos données à caractère personnel soient conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

2.6 Intégrité et confidentialité

Vos données à caractère personnel sont traitées de façon à garantir leur sécurité, leur confidentialité et leur intégrité, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

Couvertes par le secret professionnel, les données collectées ne sont en aucun cas transférées à un tiers aux fins d’utilisation commerciale.

3. QUELLES SONT LES FINALITES ET LES BASE JURIDIQUE DES TRAITEMENTS DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?

NOVART.Avocats met en œuvre des traitements de données à caractère personnel pour des finalités déterminées.

Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre ont pour base juridique :
– Soit l’intérêt légitime poursuivi par NOVART.Avocats lorsqu’elle poursuit les finalités suivantes : gestion de la relation avec ses clients et prospects, prospection, organisation, inscription et invitation à des événements du cabinet ;
– Soit l’exécution de mesures précontractuelles ou du contrat lorsqu’elle met en œuvre un traitement ayant pour finalité : la production, la gestion, le suivi des dossiers de ses clients, le recouvrement ;
– Soit le respect d’obligations légales et réglementaires lorsqu’elle met en œuvre un traitement ayant pour finalité : la prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et la lutte contre la corruption, la facturation, la comptabilité ;
Comme indiqué ci-après finalité(s) par finalité(s) :

Finalité(s)

Prospection et animation

Gestion de la relation avec ses clients et prospects

Organisation, inscription et invitation aux événements du cabinet

Production, la gestion, le suivi des dossiers de ses clients

Facturation

Recouvrement

Prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et la lutte contre la corruption

Comptabilité

Base juridique

Intérêt légitime

Exécution de mesures précontractuelles ou du contrat

Respect d’obligations légales et réglementaires

4. QUELLES CATEGORIES DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL COLLECTONS-NOUS ?

NOVART.Avocats collecte et traite les catégories de données à caractère personnel ci-après énumérées en fonction de la finalité poursuivie.

En fonction des finalités poursuivies, les catégories de données conservées pourront légèrement différer. Ces informations sont nécessaires à la poursuite des finalités identifiés ci-dessous.

Dans l’hypothèse où la mission confiée à NOVART.Avocats le requiert, des données sensibles au sens de la règlementation applicable peuvent être traités notamment lorsqu’elles sont nécessaires :

A la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice ;
Ou aux fins de l’exécution des obligations et de l’exercice des droits propres au responsable du traitement ou à la personne concernée en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale.

Finalité(s)

Prospection et animation

Gestion de la relation avec ses clients et prospects

Organisation, inscription et invitation aux événements du cabinet

Production, la gestion, le suivi des dossiers de ses clients

Facturation

Recouvrement

Prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et la lutte contre la corruption

Comptabilité

Base juridique

Intérêt légitime

Exécution de mesures précontractuelles ou du contrat

Respect d’obligations légales et réglementaires

5. QUELLES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL SONT OBLIGATOIRES ?

Sur le Site internet de NOVART.Avocats, les informations obligatoires sont signalées dans les champs de nos formulaires de contact et/ou de demandes d’informations en ligne.

Ces informations sont obligatoires pour nous permettre de répondre à votre demande. Si ces informations ne sont pas fournies, nous ne pourrons traiter votre demande et y donner suite.

6. QUI SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?

Les données à caractère personnel que NOVART.Avocats collecte sont destinées à NOVART.Avocats en notre qualité de responsable du traitement.

NOVART.Avocats veille à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Les personnes habilitées à accéder à vos données sont :

– Les personnes habilitées au sein de NOVART.Avocats ;
– Les prestataires avec lesquels nous travaillons et/ou intervenant dans le cadre des demandes adressées ou des missions confiées à NOVART.Avocats (confrère, avocat correspondant ou postulant, huissier, etc.), étant précisé s’agissant des prestataires qu’ils ne sont destinataires que des seules données nécessaires à l’exécution de leur mission, à l’exclusion de toute autre donnée.

Vos données à caractère personnel sont également susceptibles d’être communiquées en application d’une loi, d’un règlement, d’une décision judiciaire ou à la demande d’une autorité réglementaire et enfin, si nécessaire pour NOVART.Avocats, afin d’exercer ou de défendre ses droits en justice.

7. VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL SONT-ELLES TRANSFEREES EN DEHORS DE L’UNION EUROPEENNE ?

Aucun transfert de données à caractère personnel n’est effectué par NOVART.Avocats en dehors de l’Union Européenne.

8. OU SONT STOCKEES VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?

Vos données à caractère personnel sont stockées dans nos bases de données informatiques sur des serveurs situés dans l’Union Européenne.

9. QUELLE EST LA DUREE DE CONSERVATION DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?

NOVART.Avocats ne conserve les données que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la règlementation en vigueur comme indiqué ci-dessous :

Finalité

Prospection et animation

Gestion de la relation avec ses clients et prospects
Organisation, inscription et invitation aux événements du cabinet

Production, la gestion, le suivi des dossiers de ses clients
Facturation

Recouvrement
Prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et la lutte contre la corruption
Comptabilité

Durée

3 ans

Durée la plus longue entre : durée de la relation contractuelle et durée ferme de 3 ans

Durée de la relation contractuelle augmentée des délais de prescription, 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice comptable au cours duquel la facture a été émise

Jusqu’à complet paiement des honoraires, 5 ans après la fin des relations contractuelles avec le cabinet, 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable

Votre attention est attirée sur le fait que ces délais peuvent être rallongés lorsque la règlementation l’exige. En outre, lorsque les données à caractère personnel sont collectées pour plusieurs finalités, celles-ci seront conservées jusqu’à l’expiration du délai de conservation le plus long.

10. QUELS SONT VOS DROITS ?

Soucieuse du respect des droits, dont vous disposez sur vos données à caractère personnel, NOVART.Avocats vous informe que vous détenez les droits suivants :

10.1 Votre droit d’accès

A ce titre, vous avez le droit d’obtenir de NOVART.Avocats la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données à caractère personnel, ainsi que du droit d’obtenir les informations suivantes :

a) les finalités du traitement ;
b) les catégories de données à caractère personnel concernées ;
c) les destinataires ou catégories de destinataires auxquels vos données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales ;
d) lorsque cela est possible, la durée de conservation de vos données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
e) l’existence du droit de demander à NOVART.Avocats la rectification ou l’effacement de vos données à caractère personnel, ou une limitation du traitement de vos données à caractère personnel, ou du droit de s’opposer à ce traitement ;
f) le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
g) lorsque vos données à caractère personnel ne sont pas directement collectées auprès de vous, toute information disponible quant à leur source ;
h) l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour vous.

10.2 Votre droit de rectification

Vous disposez du droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes. Selon les finalités du traitement, vous avez également le droit d’obtenir que vos données à caractère personnel incomplètes soient complétées.

10.3 Votre droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Vous avez le droit d’obtenir l’effacement (« droit à l’oubli ») de données à caractère personnel vous concernant uniquement dans les cas suivants :

a) les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
b) vous avez retiré le consentement sur lequel est fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
c) vous vous êtes opposés au traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement, ou vous vous êtes opposés au traitement de vos données à des fins de prospection ;
d) vos données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
e) vos données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union Européenne ou par le droit en vigueur en France.
Le droit à l’effacement des données n’est pas un droit absolu.
Il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation s’applique et si le traitement n’est pas nécessaire :
– Soit à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information,
– Soit pour des motifs d’intérêt public dans le domaine de la santé publique,
– Soit à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques,
– Soit à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice

10.4 Votre droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit à la limitation du traitement uniquement lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

a) l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant à NOVART.Avocats de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
b) le traitement est illicite et vous vous opposez à leur effacement en exigeant à la place la limitation de leur utilisation ;
c) NOVART.Avocats n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
d) vous vous êtes opposés au traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière et vous sollicitez une limitation pendant la période de vérification au cours de laquelle il est examiné si les motifs légitimes poursuivis par NOVART.Avocats prévalent sur ceux de la personne concernée.

10.5 Votre droit à la portabilité

Vous disposez du droit à la portabilité des données vous concernant, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ainsi que du droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible.

Le droit à la portabilité de vos données à caractère personnel n’est pas un droit absolu. Il ne s’applique que lorsque le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés et lorsque la base juridique du traitement est votre consentement ou l’exécution de mesures précontractuelles ou d’un contrat.

10.6 Votre droit d’opposition

Vous disposez du droit de vous opposer, à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de données à caractère personnel vous concernant dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par NOVART.Avocats ou la mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont NOVART.Avocats pourrait éventuellement être investie.

NOVART.Avocats ne traitera plus alors les données à caractère personnel, à moins qu’elle ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant à de telles fins de prospection, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.

10.7 Votre droit à ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage

Ce droit s’applique si la décision produit des effets vous concernant ou vous affecte de manière significative.

Il ne s’applique pas lorsque la décision est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat entre vous et NOVART.Avocats ou lorsqu’elle est autorisée par le droit de l’Union Européenne ou le droit en vigueur en France ou lorsqu’elle est fondée sur le consentement explicite de la personne concernée.

10.8 Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

Les directives générales concernent l’ensemble de vos données à caractère personnel et peuvent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL.

Les directives particulières ne peuvent concerner que les traitements mis en œuvre par NOVART.Avocats et dont cette dernière est responsable, à l’exclusion de tout autre. Elles sont enregistrées auprès de NOVART.Avocats. Elles font l’objet du consentement spécifique de la personne concernée.

Vous pouvez modifier ou révoquer vos directives à tout moment.

Vous pouvez désigner une personne chargée de l’exécution de vos directives. Celle-ci a alors qualité, lorsque vous décédez, pour prendre connaissance des directives et demander leur mise en œuvre à NOVART.Avocats.

A défaut de désignation ou, sauf directive contraire, en cas de décès, vos héritiers ont qualité pour prendre connaissance de vos directives à votre décès et demander leur mise en œuvre à NOVART.Avocats.

En l’absence de directives ou de mention contraire dans lesdites directives, vos héritiers pourront exercer après votre décès les droits relatifs à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles.

10.9 Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données à caractère personnel que NOVART.Avocats met en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. NOVART.Avocats cesse alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez donné votre consentement ne soient remises en cause.

10.10 Votre droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL sans préjudice de tout recours juridictionnel.

11. COMMENT EXERCER VOS DROITS ?

Vous pouvez exercer vos droits en contactant NOVART.Avocats :

• Par courrier postal : AARPI interbarreaux NOVART.Avocats, 36 Boulevard Foch, 06600 Antibes, en précisant en objet : demande d’exercice de droits relative à des données personnelles ;

• Par courriel : office@novartavocats.com

Toute demande par courrier postal ou courriel devra être signée et accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant votre signature et préciser l’adresse à laquelle devra vous parvenir la réponse.

NOVART.Avocats vous fournit des informations sur les mesures prises à la suite de votre demande, dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux (2) mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

Si NOVART.Avocats ne donne pas suite à votre demande, elle vous informe sans tarder et, au plus tard dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande, des motifs de son inaction et de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL et de former un recours juridictionnel.

Aucun paiement n’est exigé dans le cadre de l’exercice de vos droits. Toutefois, lorsque vos demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, peut, NOVART.Avocats soit exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées, soit refuser de donner suite à vos demandes.

12. EST-CE QUE NOVART.AVOCATS EFFECTUE UN PROFILAGE ?

Aucun profilage, ni aucune décision automatisée n’est effectué(e) par NOVART.Avocats.

13. QUELLES MESURES SONT PRISES PAR NOVART.AVOCATS POUR ASSURER LA SECURITE DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?

NOVART.Avocats attache une grande importance à la sécurité de vos données à caractère personnel.

Compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités des traitements ainsi que du risque pour les droits et libertés des personnes physiques, NOVART.Avocats met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

NOVART.Avocats prend ainsi des mesures afin de garantir que toute personne physique agissant sous son autorité, qui a accès à des données à caractère personnel, ne les traite pas, excepté sur instruction du responsable du traitement.

De même, lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement de vos données à caractère personnel, NOVART.Avocats s’assure qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.

14. QUELS COOKIES OU AUTRES TRACEURS UTILISONS-NOUS ?

Afin d’assurer une transparence pleine et entière sur l’utilisation des cookies et autres traceurs que NOVART.Avocats utilise, les présentes dispositions ont pour objet de vous informer de leur existence et de leur finalité, conformément à l’article 82 de la loi Informatique et Libertés transposant la directive 2002/58/CE dite « ePrivacy », ainsi qu’à la délibération de la CNIL n° 2020-091 du 17 septembre 2020 relative aux opérations de lecture ou écriture dans le terminal d’un utilisateur.

Lorsque vous accédez et utilisez le Site de NOVART.Avocats, des cookies ou traceurs sont susceptibles d’être déposés, de manière automatique, par NOVART.Avocats et lus par votre terminal de navigation internet.

Pour en savoir plus, consulter le gestionnaire de cookies.

NOVART.Avocats attire votre attention sur le fait que si vous désactivez tout ou partie de ces cookies ou traceurs, par quelque moyen que ce soit, les fonctionnalités permises par ces cookies ou traceurs ne seront plus opérationnelles et cette désactivation vous empêchera d’utiliser le Site de NOVART.Avocats dans des conditions normales de fonctionnement. NOVART.Avocats ne pourra alors pas en garantir le fonctionnement normal.

15. MODIFICATIONS DE CETTE POLITIQUE

NOVART.Avocats met régulièrement à jour cette politique de protection des données à caractère personnel en fonction des traitements qu’elle met en œuvre et en fonction des évolutions légales et réglementaires. Vous serez informés de toute modification. La dernière date de mise à jour de la présente politique de protection des données à caractère personnel est indiquée au début du document.